Blog Giám đốc

Sáng sớm đọc được bài của anh Sơn về chủ đề "Hiệu quả vs chăm chỉ" thấy hay quá nên tôi viết thêm một bài để bổ sung. Trong bài của anh có ý nói về chế độ làm việc linh hoạt. Liệu nó có tốt?

Nếu thực sự quan tâm tới nhân sự và quan tâm tới quản trị thì hẳn đâu đó ta đã tiếp xúc đến thuật ngữ MBO (quản trị theo mục tiêu) và chính sách làm việc linh hoạt. Các nhân viên trẻ thì ai cũng thích phải làm việc linh hoạt, làm ở nhà cũng được. Ai cũng chắc như đinh đóng cột là sẽ hoàn thành tốt công việc. Rồi thì một số công ty cũng áp dụng như thế. Ví dụ như PepsiCo hay RMA của anh Sơn chả hạn. Họ có thể đến lúc 9h cũng được miễn sao làm được việc.

Đúng là MBO và làm việc linh hoạt rất có ích. Nhưng thực tế nó chỉ có ích đối với một số trường hợp và công ty mà thôi. Tôi để ý thấy và đã tiếp xúc với vài giám đốc xác nhận rằng MBO chưa chắc đã tốt. Nhất là với sale (kinh doanh). Anh ý kể, trước khi gặp tôi 1 thời gian đã từng áp dụng chính sách làm việc linh hoạt đối với đội sale. Không cần biết sale làm gì và đi đâu chỉ cần biết là cuối tháng mang về doanh số. Không mang đủ doanh số thì nghỉ làm. Cứ tưởng áp dụng thế là ngon. Ai ngờ cuối tháng số lượng người cứ rụng dần như cái cây héo. Anh đau lắm. Và sau đó anh ý quyết định thay đổi. Các sale phải điểm danh trước và sau khi làm vì đơn giản là muốn đi đầu thì đi nhưng phải xuất phát từ công ty. Áp chỉ số công việc từng ngày như gọi bao nhiêu cuộc điện thoại, gặp bao nhiêu khách. Việc áp dụng chế độ quản lý hành chính đó tuy khắt khe nhưng anh giám đốc lại thấy nó hiệu quả hơn. Ít nhất thì anh ý biết nhân viên của anh ý đang làm gì và làm như thế nào.

Vậy đó, đôi khi tác động ngược của MBO và làm việc linh hoạt chính là làm giảm hiệu quả làm việc. Nguyên do:
1. Cá nhân thường không thể tự kiểm soát được thời gian làm việc: Bình thường khi đến công ty, nhân viên thường mất 30 phút - 1 tiếng đồng hồ để khởi động trước khi làm việc. Chính sách làm việc linh hoạt sẽ tạo điều kiện cho nhân viên ỳ hơn khi cố ngủ thêm 1 chú, cố làm việc này việc kia thêm 1 tý.

2. Không có môi trường kích thích làm việc: Khi làm việc linh hoạt thì người ta tự cho mình cái quyền thích làm việc ở đâu thì làm và ở đó họ thích làm gì cũng được không ai kiểm soát. Điều đó đồng nghĩa họ có thể bị mất tập trung và nhiệm vụ chính. Thay vào đó họ sẽ làm những công việc khác, thú vui khác.

3. Không kiểm soát được tiến độ công việc: Do không thể tự kiểm soát được thời gian và không có môi trường kích thích làm viện nên nhân viên thường dẫn tới việc không kiểm soát được tiến độ làm việc. Sếp không biết được anh em làm tới đâu để thúc. Và rất khỏ để kiểm tra khi người đó không ở công ty và việc thì nhiều. Khi sếp nhớ ra thì lại không hỏi được.

Với chủ đề này có lẽ chúng ta sẽ còn phải giải quyết khá nhiều câu hỏi như: Vị trí nào nên áp dụng chính sách đó và vị trí nào thì không ? Chúng ta nên:

- Áp dụng giờ hành chính: nhân viên ngân hàng, nhân viên làm ở bộ phận hành chính và nhân sự, nhân viên lễ tân, kế toán, kiểm toán, trợ lý kinh doanh... Công việc hành chính văn phòng thường xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty
- Áp dụng linh hoạt thời gian: phóng viên, biên tập viên website, hướng dẫn viên du lịch, nhân viên thiết kế... Các công việc mang tính sáng tạo nhiều.

Cuối cùng , theo tôi nếu có áp dụng thì phải áp dụng phối hợp giữa Văn hóa trách nhiệm, Kiểm soát hành chính, Chế độ báo cáo và KPI. Tiếc là rất khó để có một bộ 4 hoàn hảo như thế.

Giả sử chúng ta có Nội quy làm việc khi áp dụng chế độ thời gian làm việc linh hoạt kết hợp Kiểm soát hành chính như sau:

- Làm linh hoạt miễn sao làm hết việc và đủ 6 tiếng hành chính / ngày (nhân viên có thể đến công ty + - 1 tiếng, tức là đến sau 7h và trước 9h. Sau đó nhân viên phải trả lại công ty -. + 1 tiếng tức là về trong khoảng thời gian từ 5h - 7h tối.)
- Nghỉ thứ 7

Chính sách này có vẻ sẽ được nhiều người ủng hộ. Nhưng phân tích sâu hơn sẽ thấy:

Nhân viên 9h đến công ty, + 30 - 60 phút chuẩn bị làm việc tức là 9h30 - 10h mới làm việc : lúc đó là gần trưa. Ngồi thêm 1 tí là ăn trưa. Đến tầm chiều 5h là các nơi tan sở, nhân viên vẫn ở lại đến 7h. Vậy từ 5h - 7h tối thì nhân viên làm gì ? Tất nhiên là làm hết công việc của mình. Nhưng thực tế là họ có làm hết công việc hay để lại hôm sau làm là 1 vấn đề. Không ai kiểm soát cái đó. Rất khó khăn.

Như thế là cần thêm Nguyên tắc làm việc để tạo ra Văn hóa trách nhiệm. Ví dụ:

- Việc trong ngày phải giải quyết / hồi đáp (nếu không giải quyêt được) ngay, nếu phát sinh sau 6h làm việc thì phải giải quyết/ hồi đáp trong 6h làm việc tiếp theo.
- Khi làm việc thì cần tuân theo nguyên tắc.
1. Nhân quả trong hiện tại
2. Win - win
3. Ăn 1 quả trả cục vàng
4. Đền đáp tiếp nối
- Hiểu được giá trị cạnh tranh cốt lõi (vì cộng đồng) và giá trị văn hoá cốt lõi.

Dưới Nguyên tắc làm việc sẽ có cái KPI. KPI này sẽ bao gồm:
- KPI quá trình (từ quy trình và mô tả công việc)
- KPI mục tiêu (từ chiến lược công ty giao)
- KPI hành vi (từ nội quy, văn hóa).
3 KPI này sẽ chia ra làm 2 đánh giá Kết quả công việc vs Tuân thủ Nội quy và gắn với thu nhập (thưởng phạt). Tuy nhiên KPI xây không dễ. Nhất là với các vị trí công việc có tính sáng tạo như ở trên. Thôi thì lại trông chờ vào Văn hóa vậy.

Điểm cuối chính là chế độ báo cáo và kiểm soát công việc. Ngày trước khó trong việc này nhưng giờ dễ hơn do đã có phần mềm. Nói chế độ cho sang thực ra là 2 công cụ:
- Kế hoạch công việc năm, tháng, tuần, ngày: là một file excel hoặc phần mềm với nội dung các công việc, thời gian thực hiện, mục tiêu đạt được và người phụ trách.
- Bảng Kanban: Kanban dịch từ tiếng Nhật có nghĩa là “bảng thông tin”. Với tôi đây là bảng: Chuẩn bị làm, Đang làm và Đã hoàn thành.

Cuối cùng là duy trì quy trình làm việc:
- Đưa ra quy định: Họp triển khai cv đầu giờ sáng để phá sức ì.
- Yêu cầu: Quản lý phải ốp sát, 2 ngày không thấy có kết quả phải gọi lên họp riêng. Việc này tốn nhiều chi phí quản ly cấp trung hơn do phải đào tạo nhân viên và theo sát cv liên tục. Như vậy mới đảm bảo hiệu suất.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant at Blognhansu.net.vn