Tổng kết 2019: Đằng sau những thành công… của GTV

Chắc cũng gần 2 năm rồi kể từ khi lần cuối mình thật sự tự đăng bài nào đó (cả chia sẻ SEO lẫn cá nhân). Đa phần nội dung của mình toàn được đội ngũ content bên mình quản lý & đăng tải là chủ yếu. 2019 là một năm đầy thú vị với bản thân mình và nhiều thành quả đơm hoa kết trái tại GTV nên mình cũng muốn viết lại đôi dòng để đánh dấu lại. Về tổng quan ngắn gọn tại GTV - đứa con tinh thần lẫn mồ hôi xương máu ^^ mình và đội ngũ đã đạt được:

- Tăng trưởng x2 lần GTV (năm thứ 2 liên tiếp đạt được thành quả này).
- Nhân sự từ 20 người hồi cuối 2018 nay tăng lên gần 75 thành viên.
- Lợi nhuận x6 lần so với 2018.
- Tỉ lệ thành công dự án SEO năm 2019 đạt 95.7%.
- Và một điều quan trọng nhất ở giai đoạn startup đầu tiên mà ai lãnh đạo doanh nghiệp cũng đều muốn đạt được là khả năng tự động hóa doanh nghiệp. Hiện tại GTV đã hoàn thành 70% khâu tự động hóa này.
- Và nhiều thứ khác nữa….

Phát triển mạnh như vậy cũng là tin vui, là động lực đấy nhưng thật ra mọi thứ đếu hề dễ dàng gì. Đằng sau những thành công là rất nhiều khó khăn cần giải quyết...

Câu chuyện bắt đầu vào đầu năm 2019, khi mình bắt đầu trải nghiệm những bài học vỡ lòng về Quản lý và Lãnh đạo…
Công ty lúc này đang nằm trong tình thế khó khăn. Để đảm bảo cho dự án của khách hàng thành công, mình buộc lòng phải thay SEO Project Manager lúc đó bằng @Oanh - Thực tập SEO Part-time được vỏn vẹn 4 tháng.

Mới vào mà “được” quăng cho quản lý 3 dự án SEO ở mức trung bình - khó tại Việt Nam và mình phải training hầu như tất cả mọi thứ từ con số 0 (vì Oanh chỉ biết tối ưu ở mức căn bản), train cho bạn ấy xuyên cả mùa Tết, còn lại là làm từ sáng cho mình gần 10h đêm liên tục để học tập. Cả mùa Tết năm 2019 đó, Oanh chỉ có vỏn vẹn 3 - 4 ngày về quê thăm gia đình.

Hơn hết, nhân sự thì không đủ (thiếu đến hơn 8 người), KPI dự án thì chậm, thiếu nhân sự cứng chuyên môn… Well, mọi thứ chắc không thể mình tệ hơn.

Cơ mà đ*o, một tuần sau Tết, đối tác của GTV lúc đó bất ngờ thông báo phá sản và bên mình outsource 3 dự án của họ sắp mình thời hạn nghiệm thu, tổng giá trị > 500tr VNĐ, đắng toàn tập. =]]

Okay bình tĩnh, trước mắt thì tập trung hỗ trợ HCNS tuyển dụng để chạy dự án, rồi training cho bạn Manager đủ khả năng quản lý, giúp team tin tưởng vào bạn ấy hơn, cùng nhau vượt qua khó khăn này,... đấy là mình tự nhủ thế =]]

Thực sự thì… chỉ trong vòng 2 tháng sau tết, GTV bị “công phá” và ảnh hưởng nặng nề ở mọi mặt trận:
- Tài chính không nhiều & mang nợ 500tr.
- Thiếu SEO triển khai cho dự án, HCNS cũng xin nghỉ việc
- 40% nhân sự cứng xin nghỉ
- Trưởng phòng sản phẩm và cả các thành viên gắn bó với cty trước đó đều xin nghỉ
- Website GTV rớt liên tục và không có dấu hiệu phanh lại và ảnh hưởng mình Marketing - thu thập Leads.
- Văn hóa GTV thì bị tác động tiêu cực hẳn và khiến một bầu trời u ám và áp lực tại công ty.
- Mình lúc đó ko giỏi tài chính, mới tập tành quản lý và vận hành, và thú thật là trong việc nhìn và đánh giá nhân sự, mình được mang tiếng là chả có tài năng gì vì lúc nào đánh giá nhân sự cũng như hạch…

Điều này dẫn đến một bầu không khí u ám bao trùm toàn bộ công ty, những thành viên còn lại cũng nghi ngờ sự lựa chọn của họ? Mình có nên ở lại không hay xin nghỉ? Và tất nhiên, những bạn ở phòng sản phẩm ở lại thì phải gánh những dự án thiếu nhân sự, công việc gấp 3 4 lần...

Mọi thứ quá mình tệ, quá siêu mình tệ, mình còn từng nghĩ lúc đó là công ty sắp phá sản mình nơi…

Vào lúc đen mình ấy, bỗng dưng mình đọc được những câu nói:"Thử thách lớn nhất của một người không phải khi anh ta đang ở trong sự thoải mái và tiện nghi, mà là khi anh ta đang ở trong thách thức và tranh cãi."

Khi ấy, mình hít thở một hơi mạnh vào lồng ngực và tự nghĩ: “Ok, khó khăn mình là lúc thử thách bản thân mình, là lúc để khiến mình mạnh mẽ hơn, giỏi hơn, mình lúc mình cũng viết lên những câu chuyện hào hùng của riêng mình để sau này nhìn lại mà tự hào về chính bản thân mình vì đã không từ bỏ!”.

Thế là mình bay xuống cùng một lúc 4 vai trò kiêm nhiệm từ đầu tháng 5: CEO; Trưởng Phòng sản phẩm; HCNS; Content Manager (cho việc SEO lại website GTV).

Việc đầu tiên mình làm đó là dành cả một buổi trời để suy nghĩ vấn đề nào mình cần giải quyết trước và hơn một ngày rưỡi nữa để suy nghĩ ra các gốc rễ dẫn mình vấn đề ấy.

Khá điên rồ nhỉ? Trong khi mọi thứ hoảng loạn thì mình lại dành hai ngày liền để suy nghĩ gốc rễ vấn đề nhưng sự thật thì khi bạn suy nghĩ được vấn đề thì giải pháp là chuyện rất dễ dàng để đưa ra.

Einstein từng nói: “Nếu như mình có một tiếng để đưa ra giải pháp cho một vấn đề, mình sẽ dành 55 phút để suy nghĩ về vấn đề và 5 phút để đưa ra giải pháp cho nó”

Điều mình muốn tìm kiếm trong khoảng thời gian đó chính là “vấn đề Domino”. Vấn đề lớn nhất mà mình cần giải quyết, mà khi mình giải quyết xong, các vấn đề khác cũng sẽ được phần nào hỗ trợ giải quyết hoặc bản thân của nó đã có thể tự giải quyết được luôn.

Thế là mình tìm ra được hai vấn đề chính:
- Kĩ năng lên kế hoạch và giải quyết vấn đề của mình cần được nâng cấp
- Tuyển dụng được số lượng nhân sự khoảng gần 20 bạn trong thời gian 1 tháng (Con số cao nhất trước giờ mà GTV đạt được lúc đó là 5 bạn/tháng) và tất nhiên… với một ngân sách “startup” hết sức có thể.

Sau khi trau dồi kĩ năng mình trong ngắn gọn 24 tiếng từ online mình sách (và sách hay nhất mình đọc lúc đó & áp dụng là: “Người thông minh giải quyết vấn đề như thế nào”).

Mình bắt đầu thêm khoảng gần 2 ngày nữa để lên một kế hoạch chi tiết cho tuyển dụng, bao gồm:
- Công việc làm
- Thứ tự ưu tiên
- Thời gian cần hoàn thiện
- Người đảm nhận
- Và tất nhiên khá là nhiều phương pháp tuyển dụng rất “lạ”, đó là: tạo landing page tuyển dụng, Chạy Facebook ads tuyển dụng, SEO cho website ở các bộ keywords tuyển dụng, email marketing,...

Ngắn gọn thì chỉ trong gần 1.5 tháng, kể từ khi mình đã xử lý được các vấn đề khá bự, đó là:
- Tuyển dụng đạt chỉ tiêu trong 1 tháng, với ngân sách tuyển dụng chỉ khoảng gần 4tr cho gần 20 bạn SEO-ers… (Mấy phương pháp quái đản và lạ ở trên có hiệu quả đấy!).
- Website GTV quay lại vị trí top 1 - 3 ở các keywords trọng điểm và traffic (xét trên Ahrefs) tăng gần 100%, từ 33k lên 55k traffic cũng như tạo nền tảng cho website đạt 100k traffic vào gần cuối năm.
- Dự án bắt đầu có nhân sự để có thể chạy trở lại.
- Nghiên cứu, xây dựng hoàn thành và bắt đầu ứng dụng lương 3P cho các vấn đề liên quan mình lương nhân sự lúc ấy
- Bầu không khí u ám, áp lực và căng thẳng đã giảm đi rất nhiều.

Trải nghiệm này khiến mình khắc sâu bài học giúp mình vươn lên các nghịch cảnh khác cũng như từ đây cũng giúp mình đánh giá nhân sự khác đi rất nhiều.

Giai đoạn tiếp theo bắt đầu khi mình tiếp quản vị trí Trưởng Phòng Sản phẩm vào đầu tháng 6, với khoảng hơn 70% dự án đều đang chậm hoặc phát sinh lỗi và có vấn đề, chi phí content cũng đội lên cao hơn gấp đôi tháng trước đó nhưng chất lượng không đảm bảo.

Tổng kết sau 3 tuần kiểm tra hiện trạng Phòng sản phẩm (PSP) thì:
- Chi phí dự án tiêu rất nhiều nhưng hiệu quả cải thiện quá thấp
- Khoảng 70% dự án đang chậm, thậm chí suốt 5 tháng chẳng tiến triển gì
- Nhân sự mới vào nhiều nhưng chưa nắm bắt được quy trình của công ty cũng như nhiều phương pháp SEO mới.
- SEO manager thì đa phần là những bạn theo tuýp chuyên môn, nên không có kĩ năng quản lý, training cho nhân sự bên dưới cũng như lập kế hoạch…
- Khách hàng không hài lòng vì cả tiến độ lẫn chất lượng dự án :((

Lúc này mình nhận ra không thể áp dụng tương ứng cách thức cũ về việc lên kế hoạch và giải quyết vấn đề vào PSP. Với hơn 25 dự án lớn và nhỏ, nhân sự hơn 40 người

"điều mình cần làm là phải nhân bản khả năng quản lý cho toàn bộ các Project Manager về mọi mặt."

Và điều đầu tiên mình làm là xây dựng lại quy trình báo cáo công việc, tập thói quen tạo plan để giúp các thành viên làm việc hiệu quả hơn trong những khoảng thời gian cố định.

Bởi vì: “Cách bạn làm một việc là cách bạn làm mọi việc!”

Tiếp theo mình làm gì? Mình thay đổi câu nói “Mình sẽ cố gắng làm được” thành ý chí “Hoặc là làm, hoặc là không, không có mình sẽ cố! Nói được thì phải làm được!” và cố gắng duy trì quyết tâm cao độ đó cho tất cả mọi người.

Và hàng loạt các tiêu chuẩn nhỏ nhưng quan trọng khác:
- Luôn nhớ mang sổ và bút vào cuộc họp.
- Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chi tiết và được kiểm tra lại.
- Manager luôn cần là tấm gương sáng, đặc biệt trong việc giờ giấc.
- Tập thói quen đọc sách / nghe sách nói. (gợi ý từng đầu sách phù hợp cho từng bạn).
- Duy trì thói quen làm report ngày để có thể kiểm tra, đánh giá chính mình

Việc thay đổi này mất rất nhiều thời gian, nó là cả một quá trình dài trải gần 5 tháng liên tục trước khi nó chuyển thể thành văn hóa của toàn bộ phòng ban sản phẩm. Truyền cảm hứng để truyền sức mạnh, truyền mindset để các bạn đủ khả năng kế thừa kỹ năng tốt nhất.

Kể từ lúc ấy:
- Chi phí dự án & content luôn ở mức thấp hơn so với kế hoạch đề ra.
- Từng nhóm trong PSP luôn kỉ luật để đạt mục tiêu từng ngày, từng tuần.
- Tăng rõ rệt khả năng tự chủ động học hỏi.
- Tinh thần hợp tác, hỗ trợ giữa các team với nhau chặt chẽ
- Quyết tâm không từ bỏ dự án và khôi phục lại dự án nếu như gặp khó khăn.

Kết quả cụ thể, GTV có thể tự hào tổng kết lại, trong quý 3, 4 và tháng 1 vừa qua:
- Tỉ lệ 96% dự án thành công trong 2019
- Các dự án đạt thời hạn nghiệm thu đều được nghiệm thu 100% (à có một dự án chỉ nghiệm thu 88.9%). Bao gồm cả những dự án có độ cạnh tranh siêu khó.
- Chi phí giá vốn của dự án được giảm một cách đáng kể (giảm hơn 2 lần so với 6 tháng đầu năm).
- Từ 70% dự án chậm tiến độ, nay chỉ còn 5 dự án (chiếm khoảng 15%) đạt khoảng 75% tiến độ KPI (tổng 31 dự án). Còn lại là đạt và hơn.
- Điều này được làm bởi sự nỗ lực của toàn bộ Phòng Sản phẩm
- Điều ngạc nhiên là đội ngũ Manager bên mình đa phần đều rất trẻ, 96 - 97 - 98, bước chân và SEO nhỏ hơn 1 năm nhưng kỹ năng và kinh nghiệm thật sự xuất sắc.

Và quả thật: “Bạn phải tập trung vào thứ có thể kiểm soát được, đó là hành vi và thái độ của toàn thể đội nhóm và từng cá nhân trong đó, phải liên tục nâng cao tiêu chuẩn của đội nhóm ở hai khía cạnh này lên thì kết quả sẽ là thứ tự sinh ra” (trích “The Score Take Care of Itself”).

Trên đây là 2 bài học quan trọng trong năm 2019 mà mình đã học được. Viết hết lên đây để ghi lại những khó khăn, cột mốc về hành trình phát triển ko chỉ của GTV mà đó còn là cả quá trình vượt qua khó khăn của tập thể GTV.

2020 này, mình sẽ cố gắng nhiều hơn nữa!

Đỗ Anh Việt | CEO GTV