Công ty có cần MTCV và cơ cấu tổ chức ?

Tôi đã gặp ít nhất 4 công ty 2 ở Bắc Ninh và 2 ở Hà Nội. Cả 4 đều có 1 điểm chung đó là khi tôi hỏi có cơ cấu tổ chức được viết ra thành văn bản không thì đều ú ớ bảo chưa có. Cái họ có là ở trong đầu. Chỉ duy nhất 1 trong 4 công ty đó là có nhưng là bản vẽ ra cho đẹp dùng để mang đi đấu thầu. Tôi thấy hơi lạ nên thường hỏi kỹ: thế công ty vận hành thế nào nếu không có phân cấp phân quyền. Họ chia sẻ rằng việc phân cấp đó bằng miệng và thống nhất với nhau qua chat hoặc email. Có chat hoặc email cũng là khá. Tuy nhiên khi tôi tiếp tục hỏi: “anh có lưu trữ file đó thành 1 folder ở đâu không?”. Câu trả lời: không.

Vậy đó, công ty mới thường luôn thấm nhuần khẩu quyết: cứ kiếm được tiền nuôi thân đã, các việc khác tính sau. Tôi cũng hay khuyên những ai đang định khởi nghiệp như vậy. Quan tâm tới Quản trị Nhân sự làm gì khi mà tiền chưa có. Tiếc thay Quản trị Nhân sự là những công việc liên quan đến con người. Ở đâu có con người, có tổ chức thì người đứng đầu vẫn phải quan tâm tới QTNS. Trong bài tổng quan: “CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự?”, tôi đã thống nhất với anh chị em rằng:
- Quản trị nhân sự là tất cả hoạt động giúp nhân viên đạt được mục tiêu. QTNS xoay quanh: TUYỂN – DẠY – DÙNG – GIỮ
- Muốn QTNS tốt thì CEO cần phải có:
+ Kỹ năng – kiến thức QTNS
+ Hệ thống QTNS tốt
Tôi chia sẻ cũng được hơn 13 bài viết xoay quanh chủ đề: QTNS cho CEO. Và tối nay, tôi muốn tiếp tục cùng mọi người trao đổi về một công cụ QTNS vô cùng đơn giản nhưng thường là không có với các công ty mới được vài năm: Cơ cấu tổ chức và Mô tả công việc.

Thực tế, các công ty mới khởi nghiệp sẽ chỉ ang áng đôi ba dòng Mô tả công việc cho mọi người rồi, tất cả cùng bắt tay vào làm. Việc gì cũng làm cả. Công ty phát triển, mọi việc rối tung lên. Thế là cả công ty lại chung đầu vào để giải quyết bài toán hệ thống. Tất nhiên lúc này, công ty cũng phải lơn lớn tầm 30 – 40 nhân viên trở lên. Chứ công ty tầm 20 nhân viên đổ lại thì họ cũng không cần. Tôi có anh bạn học cùng MBA làm CEO cho 1 công ty triển khai và thiết kế hệ thống điện. Hỏi thì anh nói cái gì cũng không có. Nhưng khi đề xuất anh triển khai xây dựng hệ thống QTNS thì anh rất thờ ơ mặc dù anh công nhận nó tốt. Có thể kiến thức của anh đủ và cũng có thể với quy mô công ty như vậy, mọi thứ đều bình thường không rối rắm. Mọi thứ trong tầm kiểm soát của anh. Nhưng tin tôi đi, chỉ cần anh tuyển thêm hơn chục người nữa thôi, anh sẽ lại giống như 4 CEO mà tôi đã kể ở trên.

Quay trở lại việc tư vấn các công ty cần xây dựng lại hệ thống QTNS, tôi sẽ bắt đầu bằng việc cùng với CEO phác thảo lại sơ qua Cơ cấu tổ chức của công ty. Sau đó chỉnh lại cơ cấu cho phù hợp (chuyển phòng ban về đúng khối). Khối Quản lý hỗ trợ gồm phòng ban gì, khối kinh doanh gồm phòng ban gì, khối sản xuất gồm phòng ban gì. Sau khi có bản phác thảo Cơ cấu tổ chức cuối cùng, tôi lại tiếp tục ngồi Định biên: Ai ở đâu và cần bao nhiêu người. Cơ cấu tổ chức và định biên sơ qua xong là đến phác thảo Mô tả công việc cho từng vị trí trong cơ cấu đó.

Haizz. Thành thật xin lỗi vì tôi hơi lan man. Thế tóm lại: Công ty có cần MTCV và cơ cấu tổ chức không ? . Với tôi, một kẻ chuyên về QTNS thì tôi khuyên nên có. Hãy phác thảo sơ qua rồi vẽ ra một bản word hay excel gì đó một cái cơ cấu tổ chức cho đứa con mình đẻ ra (công ty). Đây chính là cái nhìn xa. Khi có bản thiết kế, chúng ta sẽ dần tìm người để lấp dần các vị trí. Cơ cấu tổ chức cũng cho nhân viên biết họ có thể đi đến đâu trong tổ chức để phấn đấu. Đó là 2 cái lợi đầu tiên.

Về sau, đa phần các công ty sẽ đi theo chiến lược cạnh tranh chi phí thấp. Và lúc đó cơ cấu tổ chức sẽ thiên hướng theo chức năng. Cơ cấu tổ chức và MTCV sẽ giúp cho việc chuyên môn hóa tiết kiệm chi phí, tránh sự chồng chéo trong công việc. Và tránh cả việc đù đẩy, “đá bóng” công việc cho nhau. Dĩ nhiên là chúng ta sẽ tối ưu được hiệu quả công việc thông qua sự phân công rõ ràng.

Có cơ cấu tổ chức, dần dần sẽ có phân quyền. Có phân quyền sẽ có phân trách nhiệm. Từ đó giúp cho CEO sẽ dần không ôm đồm công việc. Đây có lẽ là mục tiêu lớn của CEO. Ai cũng thích vậy cả. Và hi vọng rằng tôi sẽ không còn phải nghe câu: "anh phải ôm tất".

Đừng như những anh bạn tôi, là CEO nếu chưa có Cơ cấu và MTCV, hãy gạch vài dòng. Có sẽ tốt hơn không. Có, tuân theo những cái gạch đó thì còn tốt hơn nữa.

Chúc mọi người không phải đau đầu về bài toán hệ thống quản trị nội bộ.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn

HRM tool 2: CEO cần có Mô tả công việc và cơ cấu tổ chức ?

Trong bài viết nói về công cụ số 1 của CEO cần có để Quản trị Nhân sự, tôi đã nói về BSC và KPI với lưu ý rằng: dù doanh nghiệp mới thành lập hay đã thành lập lâu cũng nên có. Tuy nhiên quá trình hình thành ra được một bản excel có đủ dữ liệu không phải dễ dàng gì. Bài viết đó đã chờ được duyệt trong Group QTvKN hơn 1 ngày. Tôi đoán là nó không được duyệt. Admin không xóa đi như kiểu không nỡ. Không sao. Tri thức là để chia sẻ. Tôi vẫn tiếp tục với công cụ số 2.

Trước khi vào tìm hiểu, tôi xin phép quay lại công cụ BSC và KPI thêm 1 chút. Không biết cả nhà có hình dung ra thực tế BSC và KPI nó như thế nào không nhỉ? Thôi tôi cứ miêu tả qua 1 chút. Nó là một cái bảng excel nhiều cột trong đó có cột Chỉ tiêu và cột các Đánh giá. Cơ bản giống cái hình này: hình 1 - 2

Đây là bảng KPI toàn công ty. Ngoài ra còn có bảng của phòng ban và bảng của bộ phận. Nó cũng tương tự như bảng KPI của công ty. Tuy nhiên KPI của bộ phận và cá nhân ngoài việc áp chỉ tiêu của công ty còn có các chỉ tiêu khác từ Mô tả công việc, từ quy trình nữa. Mọi người có thể thấy rõ hơn trong bài này: Lương là lỗ thủng lật thuyền ? - https://goo.gl/r5fci2. Chỉ tiêu công ty giao là Doanh số nhưng chỉ tiêu từ việc gọi cho khách, liên hệ với khách và gửi mail cho khách là từ Mô tả công việc cũng như báo cáo công việc hàng ngày của Sale.

Anh chị em có thấy không? Trong QTNS mọi thứ dường như dắt dây với nhau. Có cái này rồi mới có cái kia. Có 2 - 3 cái mới ra 1 cái. Đáng ra, bài này nên bàn về việc lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá việc thực hiện chỉ tiêu mới đúng. Nhưng tôi đang đi theo mạch các công cụ để QTNS. Vì thế chúng ta sẽ quay trở lại bàn việc này sau.

Ở phần trên tôi nói rằng chúng ta lấy KPI 1 phần từ MTCV (mô tả công việc). Điều này chỉ để nói rằng công cụ thứ 2 cần có khi xây dựng Hệ thống QTNS chính là Cơ cấu tổ chức và Mô tả công việc. Nó quan trọng sau BSC và gần như khởi đầu cho mọi thứ về QTNS.

Tôi định viết dài thêm, nói nhiều hơn về tầm quan trọng rồi luật quy định ra sao nhưng chợt nhớ ra lời của 1 anh bạn trong Group QTvKN: "Thời gian mọi người hạn hẹp nên một bài viết chỉ nên tầm khoảng 1000 chữ, nội dung dễ hiểu. Nếu những bài mang tính học thuật cao quá sẽ ko ai đọc. Em đọc bài của anh thấy rất hay. Nhưng em có kiến thức nền và hiểu được nó. Còn với những người khác thì lúc đọc sẽ thấy khó hiểu. Có lẽ bài viết của anh chưa thực sự đáp ứng được thị hiếu người đọc. 44k thành viên với đủ mọi thành phần khác nhau. Viết bài nên luôn cố tâm niệm coi group như bình dân học vụ. Nói gì phải dễ hiểu, đọc là làm được ngay thì mọi người mới thích" nên ... lại chả biết viết gì.

Hi, thôi tôi đã lỡ viết dài rồi nên theo mạch phần trước : HRM tool 1: CEO có nên xây BSC,KPI và chiến lược Nhân sự ? - https://goo.gl/v8A141, tôi xin được viết tiếp. Tôi dừng lại ở chiến lược nhân sự. Với kết luận rằng chiến lược công ty sẽ tạo ra chiến lược kinh doanh, từ chiến lược kinh doanh sẽ có chiến lược nhân sự. Và CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ nào thì sẽ có CƠ CẤU TỔ CHỨC ấy. Nghĩa là Chúng ta sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức theo chiến lược của công ty. Tùy chiến lược sẽ có cơ cấu phù hợp.

Cụ thể hơn mọi người cứ nhìn cái bảng dưới đây sẽ rõ: hình 3

Tóm lại chúng ta cần biết mình cạnh tranh theo kiểu gì để xây dựng cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Cạnh tranh theo kiểu chi phí thấp thì đừng có mà xây cơ cấu theo kiểu ma trận hoặc theo vùng địa lý. Một vài slide để mọi người hiểu hơn: hình 4 - 5 - 6 - 7 -8

Cơ cấu theo chức năng - trực tuyến

Cơ cấu theo ma trận

Chúng ta định hình ra được cơ cấu tổ chức của chúng ta theo chiến lược. Giờ chúng ta sẽ cần phải có mô tả công việc cho từng bộ phận và vị trí. Ít nhất là các bộ phận phải có. Ít ra là phải có vài ba gạch đầu dòng. Chúng ta sẽ có các bước xây dựng MTCV như sau:

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 4: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo
Bước 5: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 6: Xem lại mô tả công việc và tiến hành trao đổi cụ thể với các bộ phận về từng mô tả.
Bước 7: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của trao đổi
Bước 8: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Xây dựng mô tả công việc sẽ cần đến form. Và đây là cái chúng ta cần: hình 9 - 10 - 11 -12

Không biết công ty của anh chị em đã có cơ cấu tổ chức và MTCV rõ ràng chưa ?

Thân mời cả nhà cùng đọc các bài viết khác trong seri "CEO và quản trị Nhân sự" của tôi:

1. File: Quy trình quản trị Nhân sự update theo luật: https://goo.gl/hnhUkz
2. Lương là lỗ thủng lật thuyền ?: https://goo.gl/Jf75z0
3. CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự ?: https://goo.gl/Tn8xEU
4. Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?: https://goo.gl/QBXJ0W
5. HRM tool 1: CEO có nên xây BSC,KPI và chiến lược Nhân sự ?: https://goo.gl/wzA8KK
6. HRM tool 2: CEO cần có Mô tả công việc và cơ cấu tổ chức ?