HRM tool 2: CEO cần có Mô tả công việc và cơ cấu tổ chức ?

Trong bài viết nói về công cụ số 1 của CEO cần có để Quản trị Nhân sự, tôi đã nói về BSC và KPI với lưu ý rằng: dù doanh nghiệp mới thành lập hay đã thành lập lâu cũng nên có. Tuy nhiên quá trình hình thành ra được một bản excel có đủ dữ liệu không phải dễ dàng gì. Bài viết đó đã chờ được duyệt trong Group QTvKN hơn 1 ngày. Tôi đoán là nó không được duyệt. Admin không xóa đi như kiểu không nỡ. Không sao. Tri thức là để chia sẻ. Tôi vẫn tiếp tục với công cụ số 2.

Trước khi vào tìm hiểu, tôi xin phép quay lại công cụ BSC và KPI thêm 1 chút. Không biết cả nhà có hình dung ra thực tế BSC và KPI nó như thế nào không nhỉ? Thôi tôi cứ miêu tả qua 1 chút. Nó là một cái bảng excel nhiều cột trong đó có cột Chỉ tiêu và cột các Đánh giá. Cơ bản giống cái hình này: hình 1 - 2

Đây là bảng KPI toàn công ty. Ngoài ra còn có bảng của phòng ban và bảng của bộ phận. Nó cũng tương tự như bảng KPI của công ty. Tuy nhiên KPI của bộ phận và cá nhân ngoài việc áp chỉ tiêu của công ty còn có các chỉ tiêu khác từ Mô tả công việc, từ quy trình nữa. Mọi người có thể thấy rõ hơn trong bài này: Lương là lỗ thủng lật thuyền ? - https://goo.gl/r5fci2. Chỉ tiêu công ty giao là Doanh số nhưng chỉ tiêu từ việc gọi cho khách, liên hệ với khách và gửi mail cho khách là từ Mô tả công việc cũng như báo cáo công việc hàng ngày của Sale.

Anh chị em có thấy không? Trong QTNS mọi thứ dường như dắt dây với nhau. Có cái này rồi mới có cái kia. Có 2 - 3 cái mới ra 1 cái. Đáng ra, bài này nên bàn về việc lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá việc thực hiện chỉ tiêu mới đúng. Nhưng tôi đang đi theo mạch các công cụ để QTNS. Vì thế chúng ta sẽ quay trở lại bàn việc này sau.

Ở phần trên tôi nói rằng chúng ta lấy KPI 1 phần từ MTCV (mô tả công việc). Điều này chỉ để nói rằng công cụ thứ 2 cần có khi xây dựng Hệ thống QTNS chính là Cơ cấu tổ chức và Mô tả công việc. Nó quan trọng sau BSC và gần như khởi đầu cho mọi thứ về QTNS.

Tôi định viết dài thêm, nói nhiều hơn về tầm quan trọng rồi luật quy định ra sao nhưng chợt nhớ ra lời của 1 anh bạn trong Group QTvKN: "Thời gian mọi người hạn hẹp nên một bài viết chỉ nên tầm khoảng 1000 chữ, nội dung dễ hiểu. Nếu những bài mang tính học thuật cao quá sẽ ko ai đọc. Em đọc bài của anh thấy rất hay. Nhưng em có kiến thức nền và hiểu được nó. Còn với những người khác thì lúc đọc sẽ thấy khó hiểu. Có lẽ bài viết của anh chưa thực sự đáp ứng được thị hiếu người đọc. 44k thành viên với đủ mọi thành phần khác nhau. Viết bài nên luôn cố tâm niệm coi group như bình dân học vụ. Nói gì phải dễ hiểu, đọc là làm được ngay thì mọi người mới thích" nên ... lại chả biết viết gì.

Hi, thôi tôi đã lỡ viết dài rồi nên theo mạch phần trước : HRM tool 1: CEO có nên xây BSC,KPI và chiến lược Nhân sự ? - https://goo.gl/v8A141, tôi xin được viết tiếp. Tôi dừng lại ở chiến lược nhân sự. Với kết luận rằng chiến lược công ty sẽ tạo ra chiến lược kinh doanh, từ chiến lược kinh doanh sẽ có chiến lược nhân sự. Và CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ nào thì sẽ có CƠ CẤU TỔ CHỨC ấy. Nghĩa là Chúng ta sẽ xây dựng cơ cấu tổ chức theo chiến lược của công ty. Tùy chiến lược sẽ có cơ cấu phù hợp.

Cụ thể hơn mọi người cứ nhìn cái bảng dưới đây sẽ rõ: hình 3

Tóm lại chúng ta cần biết mình cạnh tranh theo kiểu gì để xây dựng cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Cạnh tranh theo kiểu chi phí thấp thì đừng có mà xây cơ cấu theo kiểu ma trận hoặc theo vùng địa lý. Một vài slide để mọi người hiểu hơn: hình 4 - 5 - 6 - 7 -8

Cơ cấu theo chức năng - trực tuyến

Cơ cấu theo ma trận

Chúng ta định hình ra được cơ cấu tổ chức của chúng ta theo chiến lược. Giờ chúng ta sẽ cần phải có mô tả công việc cho từng bộ phận và vị trí. Ít nhất là các bộ phận phải có. Ít ra là phải có vài ba gạch đầu dòng. Chúng ta sẽ có các bước xây dựng MTCV như sau:

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 4: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo
Bước 5: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 6: Xem lại mô tả công việc và tiến hành trao đổi cụ thể với các bộ phận về từng mô tả.
Bước 7: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của trao đổi
Bước 8: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Xây dựng mô tả công việc sẽ cần đến form. Và đây là cái chúng ta cần: hình 9 - 10 - 11 -12

Không biết công ty của anh chị em đã có cơ cấu tổ chức và MTCV rõ ràng chưa ?

Thân mời cả nhà cùng đọc các bài viết khác trong seri "CEO và quản trị Nhân sự" của tôi:

1. File: Quy trình quản trị Nhân sự update theo luật: https://goo.gl/hnhUkz
2. Lương là lỗ thủng lật thuyền ?: https://goo.gl/Jf75z0
3. CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự ?: https://goo.gl/Tn8xEU
4. Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?: https://goo.gl/QBXJ0W
5. HRM tool 1: CEO có nên xây BSC,KPI và chiến lược Nhân sự ?: https://goo.gl/wzA8KK
6. HRM tool 2: CEO cần có Mô tả công việc và cơ cấu tổ chức ?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *