Ứng dụng Getfly CRM1: Làm thế nào để quản lý công việc của nhân viên?

Chị ơi! Em có việc muốn xin ý kiến chị!” Cậu nhân viên gõ cửa vào lúc tối muộn . Chị chột dạ thầm nghĩ “Thôi xong! Lại có vấn đề rồi!”. Chị cố cày nốt công việc nên nán lại công ty thêm 1 chút. Cứ tưởng sẽ được yên tĩnh làm việc cơ đấy. Nghĩ vậy, chị định cau có nhưng nghĩ đến bài học mấy hôm trước có đứa xin nghỉ vì chị quát nhiều quá nên mỉm cười hỏi: “Có gì thế em?”. “Em muốn xin thôi không làm quản lý nữa. Em không biết quản lý nhân viên thế nào cả”. Rõ ràng hôm trước, chị nghe lời chuyên gia: chia sẻ và hướng dẫn mấy quản lý của chị học tầm hai mấy kỹ năng để nâng cao năng lực quản lý. Cứ tưởng êm xuối rồi. Chị tiếp: “Ra ngoài ngồi trà đá với chị. Rồi kể cho chị rõ ràng xem thế nào?”

Sau một tuần trà nóng, 2 chị em ngồi ngắm “corona virus” lượn lờ trên phố và nói chuyện. Cậu em tâm sự: “Em thấy làm quản lý còn mệt hơn nhân viên. Suốt ngày em cứ phải ngồi nghĩ việc cho anh em. Giao việc rồi nếu không đốc thúc là anh em bơ luôn. Một số người em để chủ động làm việc thì em cứ có cảm giác như họ lãn công. Có việc thì làm, không thì thôi. Rồi làm thì mãi mới xong. Rồi cuối cùng em cứ như cu li làm thay khi thấy mọi người không làm được. Haizz”. Hóa ra bài toán của quản lý giống hệt bài toán của chị khi mới Startup. Chị mở công ty, tuyển người làm và rồi chị cũng có cái cảm giác mình như cu li cho mọi người. Chị nhấp ngụm trà, lấy cái laptop, mở phần mềm Getfly CRM rồi trả lời: “Em cứ bình tĩnh. Nghe chị hướng dẫn đây…

Khi chúng ta bắt đầu có nhân viên, một trong các công việc mà quản lý cần phải đảm nhiệm đó là làm sao để công việc “xuôi”, diễn ra một cách tốt đẹp. Tốt đẹp tức là tạo ra được cảm giác yên tâm rằng anh em làm việc có năng suất, có nhiệt tình, có trách nhiệm. Hay chúng ta phải quản lý so cho nhân viên đạt:
- Số lượng công việc
- Khối lượng công việc
- Kết quả công việc

Nói một cách con buôn hơn là làm sao để chúng ta “có lãi” khi quản lý nhân viên. Có lãi hiểu một cách đơn giản là làm sao để nhân viên có số lượng, khối lượng, kết quả công việc ở mức vượt qua “giới hạn sàn”. Cách quản lý để có lãi là: Lên mục tiêu, lập kế hoạch, phân công, kiểm soát, chỉnh sửa.

Lý thuyết là vậy. Còn thực tế thì sẽ phải làm ra sao?

A. Quản lý số lượng đầu việc: Để làm việc này, em cần làm như sau

- Ra quy định: Ai cũng phải lập kế hoạch tháng và tuần. Cứ đầu tháng phải nghĩ ra ít nhất 4 việc lớn cần làm trong tháng. Cứ đầu tuần phải nghĩ ra ít nhất 5 việc nhỏ cần làm trong tuần. Rồi thứ 5 nghĩ thêm 2 việc nữa. Cuối tuần kiểm tra nếu không đủ 7 việc là mắng + phạt. Cứ một số tiền nhất định bỏ vào quỹ phòng là xong. Cuối tháng không có 4 đầu việc lớn tiếp tục xử lý.

- Yêu cầu sử dụng công cụ hỗ trợ:
+ Thủ công: sử dụng mẫu trên excel (hoặc google sheet) + google reminder nhắc lịch gửi vào mail.
+ Getfly CRM: Sử dụng tính năng Quản lý công việc
Bước 1: Vào module User/ Lịch Hẹn

Bước 2: Chọn tháng và click vào ngày cần thực hiện công việc.

Bước 3: Bảng thêm mới công việc sẽ hiện ra và chúng ta chỉ cần điền các thông số vào là xong:
1. Tên đầu việc cần làm
2. Người cần thực hiện
3. Người tham gia hoặc có liên quan
4. Nội dung chi tiết cần thực hiện của đầu việc. Lưu ý chỗ này cần tuân theo nguyên tắc smart: Cân đo đong đếm được. Và có viết hướng dẫn cũng như các tài liệu đi kèm.
5. Chọn khách hàng nếu có liên quan
6. Dự án: Chỗ này là chọn phòng ban
7. Chọn chiến dịch nếu đầu việc có liên quan đến chiến dịch hoặc công việc lớn nào đó
8. Chọn thời gian chính xác
9. Khối lượng công việc: Đây chính là độ quan trọng/ độ khó/ tỷ trọng của đầu việc.

Cứ vậy, em ra quy định và theo sát anh em làm việc này. Sau một thời gian, khi mọi người vào thói quen rồi em sẽ thấy yên tâm hơn về số lượng đầu việc của mọi người.

- Kiểm tra đánh giá đầu việc. Để tạo ra thói quen ngoài việc đốc thúc anh em tạo đầu việc trên CRM cần phải có công đoạn kiểm tra. Em muốn biết nhân viên làm nhiều hay ít, tiến độ hoàn thành ra sao thì vào mould Báo cáo công việc/ KPI công việc để xem. Tính năng này tự động thống kê lại công việc của nhân viên theo phòng ban, theo từng dự án chi tiết theo thời gian cụ thể
- Thống kê tổng số lượng công việc của nhân viên
- Thống kê số lượng công việc đã hoàn thành chi tiết theo mức độ hoàn thành ( từ 1 sao – 5 sao)
- Thống kê số lượng công việc bị chậm tiến độ so với kế hoạch
- Thống kê số lượng công việc đang thực hiên

Từ bảng này em chỉ cần click vào từng số cụ thể trên bảng, hệ thống sẽ tự động hiển thị ra bảng chi tiết từng công việc cụ thể liên quan. Click vào tên công việc trong bảng vừa hiện ra sẽ xem được chi tiết công việc đó

Nhìn bảng này, ta có thể đánh giá ít nhiều về việc ai làm nhiều đầu việc và ai làm ít đầu việc.

B. Quản lý khối lượng công việc: Như thấy ở trên, chúng ta sẽ biết ai làm nhiều đầu việc và ai làm ít đầu việc. Tuy nhiên số lượng chỉ phản ánh 1 góc nhìn. Sẽ có nhân viên nói: “Em làm ít đầu việc nhưng công việc của em quan trọng”. Việc này nếu không xử lý khéo thì sẽ dẫn đến tình trạng sẽ có nhân viên sẽ toàn nghĩ ra việc linh tinh lặt vặt rồi đưa và báo cáo để cho công việc trông đầy đặn. Để giải quyết tiếp bài toán này, em nên:

- Đưa ra quy định: Quy định rõ đầu công việc nào sẽ có trọng số (độ khó hoặc khối lượng) tương ứng. Ví dụ:
+ Đầu việc thực hiện trong MTCV là: 1
+ Đầu việc do TP giao là: 2
+ Đầu việc do BGĐ giao là: 3
+ Đầu việc phối hợp liên bộ phận là: 1
Do ở trên quy định rằng mỗi tháng phải nghĩ 4 công việc lớn (2 điểm), mỗi tuần phải nghĩ 7 công việc con (7 điểm) nên tổng điểm trọng số của tháng là: 4x 2 + 7x4 = 36 điểm trọng số (khối lượng)

- Yêu cầu nhân viên sử dụng công cụ:
+ Thủ công: Vẫn là excel có thêm cột trọng số (khối lượng) cho từng đầu việc.
+ Get CRM: Sử dụng tính năng Thêm mới công việc. Khi thêm mới công việc, ở mục 9, theo quy định, nhân viên tạo việc hoặc người giao việc sẽ điền số cho phù hợp.

- Kiểm tra đánh giá khối lượng công việc: Cũng như đánh giá số lượng đầu việc, em cần phải đánh giá được khối lượng các đầu việc đó hàng tuần. Nếu không đủ thì phải cảnh báo. Để kiểm tra cũng giống như trên, chúng ta vào tính năng KPI công việc (F7). Sau đó click vào phần công việc hoàn thành để xem chi tiết các đầu việc. Tiếp nữa là ấn út Tải xuống.

Khi CRM tải xuống sẽ ra bảng excel có cột khối lượng công việc. Chúng ta chỉ cần tính tổng cột khối lượng công việc là sẽ ra Khối lượng công việc. Ví dụ như nhân viên ở dưới chỉ có 16 điểm, còn thiếu 16 điểm nữa mới đủ.

Vậy là xong phần quản lý khối lượng công việc. Cuối cùng là

C. Quản lý kết quả công việc hay còn gọi là quản lý KPI. Lý thuyết về KPI khá rộng nhưng cơ bản là đối với nhân viên, làm sao để biết người đó có làm được việc hay không? Với việc quản lý số lượng công việc, khối lượng công việc như trên, mọi thứ có vẻ ổn cho đến khi công ty thua lỗ. Chúng ta chưa đi đến bản chất cuối cùng của làm việc đó là đạt mục tiêu. Công ty nào mới chỉ quản lý được 2 mục trên thì tức là mới chỉ ở mức cơ bản của quản lý thực hiện công việc. Để quản lý kết quả công việc tốt em nên làm như sau:

- Xây dựng hệ thống KPI:
+ Xác định và làm rõ mô tả công việc và quy trình cơ bản để thực hiện công việc
+ Từ các mục tiêu phòng, đầu việc trong MTCV vị trí và Quy trình lọc ra các chỉ số đo lường kết quả công việc (KPI). Tức là ta có KPI cuối (KPI mục tiêu phòng), các KPI dẫn (phụ) từ MTCV + QT hợp thành bảng KPI của vị trí.

+ Thống nhất cách tính KPI rõ ràng
+ Có KPI rồi thì cần tạo bảng theo dõi dữ liệu KPI

+ Xây dựng chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI: tháng nào thưởng hết tháng đó, 3 tháng thưởng tiếp, 6 tháng lại xét thưởng tiếp, cả năm xét thưởng tiếp nữa. : D Không có rằng buộc gì ngoài việc cứ 3 tháng liên tiếp < 60% KPI thì hạ bậc. Cứ >= 70% là bắt đầu tính thưởng.

Cơ bản là vậy còn ra được KPI thì tham khảo thêm các bài viết sau:

- Tại sao cần phải dùng BSC & KPI ?
- Quy trình và hướng dẫn xây dựng Key Performance Indicator (KPI) – chỉ số đánh giá thực hiện công việc
- Xây dựng KPI tắt (“dối") như thế nào cho nhanh?
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 2: làm cho CEO và Quản lý thấy bức tranh lớn về thệ thống QTNS
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp
- Case: CEO FPT thuyết giảng bản đồ chiến lược (BSC) cho sếp Vingroup
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 4: cùng CEO hoàn thiện bức tranh chi tiết
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 5: KPI theo hành trình khách hàng
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 6: xây dựng KPI phòng – tâm tình giữa CEO và TBP
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 7: KPI nhân viên và tính toán phân bổ KPI
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 9: CEO sẽ quản lý nhân sự đội sale (kinh doanh) như thế nào?
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 10: Triển khai thực hiện KPI – con đường gian nan bắt đầu
- Xây dựng KPI tắt (“dối) như thế nào cho nhanh?

- Sử dụng công cụ để tính toán và giao chỉ tiêu cũng như theo dõi KPI
+ Thủ công: Sử dụng Google Sheet và nhập tay dữ liệu
+ Bán tựu động: Sử dụng Getfly Crm kết hợp Google Sheet để tính toán KPI bán tự động:

Bước 1: Thiết lập thẻ/ phiếu KPI cho từng vị trí

(1) Chỉ chuột vào Module KPI
(2) Click chọn Danh sách KPI để vào màn hình thiết lập KPI
(3) Click chọn Thiết lập KPI
(4) Chọn “Thêm mới” để vào giao diện thiết lập chỉ số KPI

Bước 2: Thiết lập chỉ số KPI

(1) Đặt tên phiếu KPI.
(2) Thiết lập đơn vị 1 điểm thưởng tương ứng với giá trị bằng bao nhiêu tiền.
(3) Chọn các chỉ tiêu hệ thống tự động đo đếm được và setup độ quan trọng của từng chỉ tiêu theo phần tram.
(4) Thiết lập các chỉ tiêu tự nhập tức là các chỉ tiêu hệ thống không tự động đo đếm được, cuối tháng khi kho kết quả bằng con số có tự nhập vào sau.
(5) Thiết lập mức độ phần trăm hoàn thành chỉ tiêu của nhân viên sẽ tương ứng với giá trị bằng bao nhiêu.
(6) Click chọn phím mũi tên để chọn màu cho từng giá trị đạt được.
(7) Click cập nhật để hoàn tất thiết lập tạo phiếu chỉ tiêu KPI.

Ví dụ:
- Tên KPI: Thẻ KPI cho vị trí xây dựng cộng đồng
- Đơn vị thưởng: 1.000.000 VND
- Mô tả: Các KPI này dành cho vị trí xây dựng cộng đồng
- Danh sách chỉ tiêu:
+ Các chỉ tiêu (Getfly CRM có thể tự tổng hợp được): Độ quan trọng: 5% + 10% = 15%
++ Chọn số khách hàng tạo mới : 5%
++ Chọn Tổng Doanh thu: 10%
+ Các chỉ tiêu tổng hợp (Phải nhập bằng tay): Độ quan trọng: (17,64 + 23,52 + 11,76 + 41,17 + 5,88)x 85% = 85%
++ Tổng số thành viên tham gia mới Group HrShare Facebook năm 2020 trong tháng: 17,64%
++ Số buổi Of có thu phí or # HN trong cả nước: 23,52%
++ Số người tham dự trung bình/ sự kiện chính: 11,76%
++ Số data thành viên tiềm năng (số thành viên tham gia các chiến dịch có trả phí trong tháng): 41,17%
++ Chi phí trung bình/ 1 data tiềm năng tham gia chiến dịch có trả phí: 5,88%
- Điều chỉnh kết quả:
0 – 1 : 0.01
1 – 2 : 0.02

99 – 100: 1

Bước 3: Giao chỉ tiêu KPI cho nhân viên hoặc phòng ban

Để giao chỉ tiêu KPI cho nhân viên từ phiếu thiết lập chỉ tiêu vừa tạo chúng ta làm theo các thao tác sau:
(1) Click chọn Giao chỉ tiêu cho nhân viên
(2) Click chọn “thêm mới”
Tiếp theo thực hiện thao tác giao chỉ tiêu KPI

(1) Chọn giao chỉ tiêu cho nhân viên.
(2) Tạo tên phiếu giao chỉ tiêu.
(3) Chọn phiếu chỉ tiêu đã tạo từ trước đó.
(4) Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc áp dụng phiếu giao chỉ tiêu này.
(5) Chọn nhân viên thuộc ban nào để giao chỉ tiêu.
(6) Thiết lập chỉ tiêu cho cá nhân từng nhân viên.
(8) Click cập nhật để hoàn tất.
Ví dụ cụ thể:

Vậy là xong. Bước 4: Để xem KPI,
1. Đối với nhân viên: Vào User (bên trái)/ KPI cá nhân
2. Đối với quản lý: Vào KPI (F7)

Bước 5: Nhập các số liệu KPI không có trong phần mềm vào Getfly. Chi tiết về hướng dẫn sử dụng tính năng KPI của Getfly CRM xem tại: Tài liệu hướng dẫn dùng module KPI của Getfly (click)

- Sau khi đã có KPI, công việc kiểm tra đánh giá cần phải được duy trì giống như ở trên. Hàng tuần, hàng tháng cần ngồi lại xem kết quả công việc của anh em thế nào.

Chốt lại, về quản lý công việc là quản lý:
- Số lượng công việc
- Khối lượng công việc
- Kết quả công việc (KPI
)

Chỉ cần vậy là công việc của bộ phận và phòng ban sẽ ngon nghẻ ngay. Em còn câu hỏi gì không?”

Cậu quản lý trả lời: “Em không! Để em về ứng dụng rồi sau đó có gì thắc mắc thì em sẽ hỏi chị tiết”. Câu chuyện giữa CEO và quản lý kết thúc. Trời lúc này cũng đã tối sẫm. Quán trà cóc ven đường cũng đang dọn hàng.

Nguyễn Hùng Cường
HRM Consultant/ HRM blgogger at blognhansu.net