Cậu bạn mới vào công ty, vừa gặp tôi, chào nhau, uống cốc nước và than: “Em khổ quá anh ạ”. Tôi ngạc nhiên hỏi: “Sao lại khổ? Công ty hoành tráng thế cơ mà?”. Cậu thở dài trả lời: “Trông ngon mà lại không ngon tí nào. Em bị mấy người cũ đì đọt suốt”. Cậu lắc đầu uống tiếp ngụm nước rồi nhìn mây trôi…

Có một thực tế hay xảy ra: khi nhân viên mới vào tổ chức, “ma mới” thường hay bị “ma cũ” bắt nạt với câu rất quen thuộc: “Ở đây quy định thế!”. Cậu bạn nhân viên mới của tôi vào công ty đã không được hội nhập chào đón thì thôi giờ còn lại bị tình trạng như vậy. Câu hỏi đặt ra: Quy định ở đâu ra ?

Rõ ràng khi một tổ chức được hình thành thì nhu cầu có một hành lang vô hình để điều chỉnh các hành vi của nhân viên là luôn có. Ai làm CEO cũng nghĩ, mong muốn. Nhưng để biết cần có những bức tường vô hình nào thì không hẳn dễ dàng. Chính vì thế mà CEO cần biết về Hệ thống Quản trị Nhân sự mà tôi đã ra rả chia sẻ. Trong hệ thống QTNS có 2 nhóm yếu tố: Nhóm con người, Nhóm tài liệu chính sách và văn hóa. Nhóm tài liệu, chính sách và văn hóa đó chính là các bức tường vô hình với các biển chỉ dẫn. Công việc sẽ theo luồng, hành lang mà chạy.

Một trong những bức tường đó là Nội quy. Khi bắt đầu khởi sự doanh nghiệp, công việc đầu tiên về mặt nhân sự chính là phải viết ra một cái quy định để giúp cho các thành viên rồi cả nhân viên hiểu và làm theo. Văn bản này, luật cũng quy định công ty phải có và phải được đăng ký (nếu công ty > 10 người). Nội quy sẽ phải có cái gì là đủ?.

Mục đích của nội quy thì hẳn ai cũng rõ:
- Nhằm quản lý Người lao động, yêu cầu Người lao động phải tuân thủ và thực hiện nội quy lao động trong thời gian làm việc tại Công ty.
- Đưa ra các hình thức xử lý đối với trường hợp Người lao động vi phạm kỷ luật lao động, gây thiệt hại đến tài sản của Công ty.
Nội dung thường bao gồm :
1. Thời gian làm việc
2. Chế độ được hưởng
3. Cách thức giao tiếp làm việc
4. An toàn vệ sinh lao động
5. Bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh của DN
6. Chế tài xử lý khi vi phạm các điều trên
7. Trách nhiệm vật chất

Nếu không có nội quy, ít nhất chúng ta nên có Bản nguyên tắc làm việc. Đây là cơ sở để phán xét mọi thứ, tránh gây ra tranh cãi. Đôi khi cách xử lý 1 vấn đề còn tệ hơn cả chính bản thân vấn đề đó. Bởi vậy khi vấn đề xảy ra, chúng ta sẽ mất nhiều thời gian để tranh cãi. Tranh cai thì sẽ không thể tập trung công việc được. Lúc đó bản nguyên tắc se giúp kết thúc vấn đề, dành thời gian để tập trung cho công việc.

Và để đi đúng thì cần phải có bản đồ. Bản đồ đó chính là Sổ tay văn hóa. Sổ tay giống như 1 quyển hương ước của làng. Nếu chúng ta có thể tổ chức nó như 1 lễ nghi tôn giáo, trang nghiêm thì tôi tin nó sẽ như chất keo để nhân viên gắn bó bền chặt với công ty. Tôi tự hỏi sao ta không sáng tạo ra 1 nghi lễ nhập môn nhỉ ? Một nghi lễ giống như tôi từng viết trong bài: Em vào làm rồi chợt nhận ra chả ai quan tâm tới em cả …( ). Nội dung của Sổ tay bao gồm:

. Tổng quan:
- Mô tả những kỳ vọng của mình dành cho các nhân viên cũng như vào sự phát triển của công ty trong tương lai.
- Mô tả chiến lược, định hướng, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty ( nội dung này có thể thay đổi theo từng giai đoạn, từng năm ), vì thế, khi có nội dung mới, bạn phải chịu khó update để các nhân viên hiểu rõ.
2. Chính sách làm việc chung:
- Mô tả kỹ về văn hóa công ty
- Chính sách tuyển dụng, trọng dụng nhân tài
- Mô tả những lợi thế cạnh tranh cũng như thách thức của công ty trên thị trường nhiều đối thủ.
- Thời gian làm việc cho nhân viên full time và người làm bán thời gian.
3. Quyền lợi, lợi ích nhân viên được hưởng khi vào làm việc tại công ty
- Chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, phần thưởng những dịp lễ tết đến chế độ khi kết hôn, sinh con... ( lưu ý: bạn cần nêu rõ ràng, ngắn gọn nhưng thật dễ hiểu, tránh những hiểu nhầm có thể phát sinh).
- Ghi rõ ngày trả lương, các mức thưởng cho nhân viên khi có thành tích, chế độ làm thêm giờ...
4. Trách nhiệm và nghĩa vụ nhân viên phải thực hiện.
- Những quy định chung
- Những "vấn đề" có thể gặp phải khi vào công sở: đi muộn, nghỉ không lý do, sử dụng điện thoại và email quá nhiều vào công việc cá nhân, lạm dụng máy móc, trang thiết bị của công ty cho việc riêng...
- Hậu quả của những vi phạm: Công ty sẽ xử lý trường hợp vắng mặt không có lý do của bạn như thế nào? Sử dụng điện thoại quá mức quy định sẽ chịu trách nhiệm ra sao?...
5. Những lưu ý khác:
- Quấy rối đồng nghiệp
- Gây mất trật tự nơi công sở
- Những sự gây lộn mang tính chất bạo lực
- Gặp khách hàng
...

Dù thế nào thì khi làm ra 3 văn bản này chúng ta vẫn phải lưu ý mấy quy tắc sau:
- Làm rõ kỳ vọng về ứng xử trong văn hóa doanh nghiệp
- Làm rõ kỳ vọng về thống nhất ngôn ngữ, góc nhìn trong làm việc đội nhóm
- Cho phép cá nhân chia sẻ để thể hiện bản thân
- Cho phép cá nhân được phép sai để học hỏi
- Cho phép cá nhân trao đổi để xác nhận thông tin
- Cho phép nhân viên phản biện để làm rõ ý
- Cho phép nhân viên làm khác để thử sai

Chúng ta – CEO - khi lập tổ chức hãy xây dựng nội quy, bản nguyên tắc làm việc, sổ tay nhân viên. Đây là những thứ đầu tiên định hình văn hóa tổ chức. Và quan trọng hơn, có những thứ đó, anh bạn nhân viên mới của tôi sẽ bớt buồn vì ít nhất anh có cái để bám vào khi có vấn đề xảy ra.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn
Mục lục:
- Seri CEO và QTNS của tôi: https://goo.gl/Q8seK8
- Các bài viết về QTNS của Group QTvKN: https://goo.gl/5kbQQc

#quantrinhansu #blognhansu #nhansu #CEOvaQTNS