Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?

Hôm trước viết bài cho cả nhà, thấy được mọi người đón nhận mà thấy có động lực ghê. Tổng like tôi kiếm được cũng hơn 2k5. Like quả là chất gây nghiện. Hôm trước tôi đã chia sẻ với mọi người về cái nhìn tổng quan Hệ thống Quản trị Nhân sự là gì ? ( https://www.facebook.com/groups/QuanTrivaKhoiNghiep/permalink/1929712400581132/ ) Cụ thể hơn: để CEO QTNS tốt thì CEO cần có kinh nghiệm kiến thức về QTNS (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ) và có Hệ thống QTNS tốt hỗ trợ. Hệ thống QTNS thực chất là các công cụ QTNS - HR tool.

Kinh nghiệm và kiến thức về QTNS chúng ta đã được rất nhiều anh chị chia sẻ. Còn công cụ QTNS thì không thấy mấy ai nói. Và trong bài tôi chia sẻ HT QTNS tốt phải có 3l (linh, luật, lực). Linh thì ai cũng hiểu, lực thì tôi đã nói ở bài trên, còn luật thì sao? Hệ thống QTNS tuân theo pháp luật là hệ thống như thế nào ? Theo tôi đó là hệ thống đáp ứng được:
- Các điều kiện luật định
- Các cuộc thanh tra của cơ quan quản lý (thuế, lao động, BH)

Đầu tiên, HT QTNS đáp ứng các điều kiện luật đinh là HT có các văn bản luật yêu cầu và nội dung văn bản được cơ quan quản lý chấp nhận. Dưới đây là 3 văn bản và cũng là 3 công việc cần phải làm về mặt lao động (nhân sự) khi thành lập công ty:

1. Sổ quản lý lao động
NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Nội quy lao động
Điều 28 - Nghị định 05/2015 NĐ - CP: trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động.

3. Thang bảng lương:
Nghị định 49/NĐ - CP : Điều 10 - trách nhiệm tổ chức thực hiện: Doanh nghiệp tổ chức xây dựng hoặc rà soát sửa đổi bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra theo quy định tại Nghị định này.

Cùng với 3 văn bản bắt buộc phải có này là 26 báo cáo:

- Báo cáo tổng hợp và tình hình tai nạn lao động cấp cơ sở hằng năm (2)
- Báo cáo y tế lao động của cơ sở lao động hằng năm (3)
- Báo cáo về công tác an toàn – vệ sinh lao động của doanh nghiệp hằng năm (4)
- Báo cáo về phòng, chống bệnh nghề nghiệp hằng năm (5)
- Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp hằng năm (6)
- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động 6 tháng đầu năm (7)
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam 6 tháng đầu năm (8)
- Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động 6 tháng đầu năm (9)
- Báo cáo số lượng người lao động được tuyển chọn đi làm việc ở nước ngoài tại các địa phương 6 tháng đầu năm (10)
- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động của cơ sở 6 tháng đầu năm (2)
- Báo cáo y tế lao động của cơ sở lao động 6 tháng đầu năm (3)
- Báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động 6 tháng đầu năm6
- Báo cáo về tình hình thay đổi lao động hằng năm (7)
- Báo cáo kết quả đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề hằng năm (11)
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng người lao động Việt Nam hằng năm (8)
- Báo cáo tình hình hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động hằng năm (12)
- Báo cáo kết quả hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động hằng năm12(*)
- Báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động hằng năm (13)
- Báo cáo kết quả hoạt động quan trắc môi trường lao động hằng năm (14)
- Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động hằng năm (9)
- Báo cáo số lượng người lao động được tuyển chọn đi làm việc ở nước ngoài tại các địa phương hằng năm (10)
- Báo cáo hàng năm về tình hình đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài15(*)
- Báo cáo về công tác quan trắc môi trường lao động tại cơ sở hằng năm (16)
- Báo cáo tình hình tuyển dụng, sử dụng và quản lý người lao động nước ngoài (17)
- Thông báo tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị (nếu có) (18)
- Danh sách người lao động đi làm việc ở nước ngoài và Danh sách người lao động về nước hoặc ra ngoài hợp đồng (15)

Các báo cáo đều có điều luật quy định (vui lòng xem comment để biết thêm).

Chúng ta đã có 3 văn bản và 26 báo cáo, giờ chúng ta cần gì nữa? Đó là chúng ta có đủ giấy tờ để tiếp các đoàn thanh tra (thuế, lao động, BH). Cụ thể là 24 loại giấy tờ cần báo cáo ( hình 4 - 5 - 6). Trong 24 loại giấy tờ trên thì đã có 1 số văn bản báo cáo ở trên.

1. Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản chính và 06 bản sao)
2. Hợp đồng lao động
3. Giấy phép lao động (nếu sử dụng lao động người nước ngoài)
4. Khai trình tình hình sử dụng lao động, báo cáo tăng, giảm lao động
5. Hồ sơ Bảo hiểm xã hội, hồ sơ chi trả các chế độ BHXH, hồ sơ cấp và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
6. Hồ sơ xử lý kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng lao động đối với công nhân.
7. Hồ sơ thang, bảng lương của doanh nghiệp.
8. Danh sách ký nhận tiền lương hàng tháng của công nhân.
9. Bảng chấm công của doanh nghiệp
10. Quy chế trả lương trả thưởng
11. Nội quy lao động
12. Thỏa ước lao động tập thể
13. Hồ sơ khám sức khỏe cho người lao động
14. Báo cáo về công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động theo mẫu tại phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH ngày 15/5/2016 của Bộ LĐTBXH; Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động theo mẫu tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 của chính phủ.
15. Hồ sơ đo kiểm môi trường lao động.
16. Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân (trang bị phương tiện, sổ theo dõi cấp phát, chủng loại và số lượng phương tiện bảo vệ cá nhân đã cấp phát).
17. Công tác huấn luyện An toàn lao động, vệ sinh lao động (số người được huấn luyện, số người được cấp thẻ).
18. Kế hoạch bảo hộ lao động.
19. Xây dựng nội quy, quy trình an toàn vệ sinh lao động cho các máy, niêm yết nội quy tại nơi làm việc.
20. Hồ sơ đăng ký, kiểm định các máy, thiết bị, vật tư yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn - vệ sinh lao động.
21. Sổ theo dõi, lý lịch máy móc thiết bị.
22. Chứng từ nộp kinh phí, đoàn phí công đoàn.
23. Các quy định về dạy nghề.
24. Các văn bản quy định khác của doanh nghiệp.

Vâng! Vậy là các CEO đã có checklist các văn bản cần làm để kiểm tra (audit) hệ thống QTNS nội bộ rồi. Và chúng ta cũng giải quyết xong câu hỏi: Hệ thống QTNS tuân theo pháp luật là hệ thống như thế nào ? Chúc mọi người không bị rắc rối bởi luật. Thực ra khi mới thành lập công ty, luật có yêu cầu 1 số việc cần phải làm ngay. Vui lòng xem lại hình quy trình hoặc tham khảo file: Quy trình quản trị Nhân sự update theo luật: https://www.facebook.com/groups/QuanTrivaKhoiNghiep/1773222169563490/

Để đọc hiểu những gì tôi chia sẻ về Quản trị Nhân sự, anh chị vui lòng tưởng tượng như mình xem các phim của Hollywood. Mỗi tập tôi sẽ dứt 1 phần nhưng nằm trong tổng thể chung về QTNS cho CEO và DN. Khởi đầu của Seri phim chính là tập: Lương là lỗ thủng lật thuyền ?: https://www.facebook.com/groups/QuanTrivaKhoiNghiep/permalink/1928680714017634/

Tập 2: CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự - https://www.facebook.com/groups/QuanTrivaKhoiNghiep/permalink/1929712400581132/

Chú giải:
1. Điều 115 Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13, Lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn được nghỉ thêm (*) 01 ngày Tết cổ truyền dân tộc của nước họ; và (**) 01 ngày Quốc khánh của nước họ
2. Điều 24.1 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, Báo cáo phải nộp cho Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội (“LĐTBXH”)
3. Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT, Báo cáo phải nộp cho Trung tâm y tế cấp huyện
4. Điều 10.2 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH, Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH, Sở Y tế
5. Điều 37.2 Luật An toàn, vệ sinh lao động, Báo cáo phải nộp cho Sở Y tế và Bộ Y tế
6. Điều 32.7 Nghị định 28/2015/NĐ-CP, Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH
7. Điều 6.2 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, Báo cáo phải nộp cho Phòng LĐTBXH hoặc Sở LĐTBXH (nếu Doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp)
8. Điều 5.1 Thông tư 16/2015/TT-BLĐTBXH, áp dụng với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Báo cáo phải nộp cho Trung tâm dịch vụ việc làm có thẩm quyền
9. Điều 17.3 Thông tư 01/2014/TT-BLĐTBXH, áp dụng với Doanh nghiệp cho thuê lại lao động và Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH và Bộ LĐTBXH (Vụ Pháp chế)
10. Mục VI.1.(c) Thông tư 21/2007/TT-BLĐTBXH, áp dụng với Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài và Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH và Bộ LĐTBXH (Cục Quản lý lao động ngoài nước)
11. Điều 60.2 Bộ luật Lao động 2012, Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH
12. Điều 15.3 và Điều 44.2 Nghị định 44/2016/NĐ-CP, áp dụng với tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động và Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH và Bộ LĐTBXH (Cục An toàn lao động)
13. Điều 44.3 Nghị định 44/2016/NĐ-CP, áp dụng với Tổ chức hoạt động dịch vụ huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động và Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH và Bộ LĐTBXH (Cục An toàn lao động)
14. Điều 44.4 Nghị định 44/2016/NĐ-CP, áp dụng với Tổ chức hoạt động quan trắc môi trường lao động và Báo cáo phải nộp cho Bộ Y tế hoặc Sở Y tế
15. Mục VI Thông tư 21/2007/TT-BLĐTBXH, áp dụng với Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ, tổ chức sự nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (riêng (*) áp dụng cả với Doanh nghiệp trúng thầu, nhận thầu, tổ chức, cá nhân đầu tư ra nước ngoài) và Báo cáo, Danh sách phải nộp cho Bộ LĐTBXH (Cục Quản lý lao động ngoài nước)
16. Điều 45.3.(b) Nghị định 44/2016/NĐ-CP, áp dụng với cơ sở sản xuất, kinh doanh và Báo cáo phải nộp cho Sở Y tế
17. Điều 5.3 Nghị định 11/2016/NĐ-CP, áp dụng với người sử dụng lao động và chủ đầu tư có nhà thầu sử dụng lao động nước ngoài và Báo cáo phải nộp cho Sở LĐTBXH
18. Điều 16.2 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, Thông báo phải nộp cho Trung tâm Giới thiệu việc làm tại địa phương

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *