Khởi sự kinh doanh bằng hộ kinh doanh dạy kỹ năng mềm cho phụ nữ, đôi khi qua Zoom cần chuẩn bị gì về thuế và kế toán??

Em Quân xin lỗi anh vì đã nhận lời viết bài từ trước nhưng hôm nay mới gửi lại đầy đủ như đã hứa. Em ghi nhận những chia sẻ của anh về việc đang dạy kỹ năng mềm cho phụ nữ, đôi khi qua Zoom, đôi khi đóng gói thành khóa học đưa lên các nền tảng như Gitiho, Edubit, Unica… Em xin chia sẻ lại những thông tin pháp lý và kinh nghiệm thực tế để anh tham khảo, mong anh thấy dễ hiểu và dễ áp dụng.

1. Có cần đăng ký kinh doanh không?

Có, anh ạ. Theo quy định pháp luật hiện hành, cá nhân nếu có phát sinh doanh thu từ việc dạy học, bán khóa học, dù dạy trực tiếp, online hay quay sẵn, đều cần đăng ký kinh doanh và kê khai thuế.
Căn cứ: Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/01/2026), Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

2. Mã ngành phù hợp để đăng ký

Anh nên đăng ký mã ngành 8559 – Giáo dục khác chưa được phân vào đâu (theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Mã ngành này bao gồm hoạt động dạy kỹ năng mềm, kỹ năng sống, giao tiếp, thuyết trình, phát triển cá nhân… cả hình thức trực tiếp và qua nền tảng số.

Ngành này không thuộc danh mục ngành kinh doanh có điều kiện, nên không cần xin phép Sở Giáo dục nếu không cấp chứng chỉ hay văn bằng chính quy.

3. Các bước để hoạt động hợp pháp

- Bước 1: Đăng ký hộ kinh doanh tại UBND xã/phường nơi anh sinh sống hoặc thường xuyên giảng dạy. Trong đơn, ghi rõ mã ngành 8559 và nội dung là “dạy kỹ năng mềm”.
- Bước 2: Sau khi có Giấy đăng ký HKD, anh nộp hồ sơ tại Thuế cơ sở để đăng ký thuế lần đầu và chọn phương pháp kê khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ 01/01/2026 trở đi không còn hộ khoán nữa).
- Bước 3: Mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh để nhận học phí, thanh toán chi phí và quản lý dòng tiền rõ ràng.
- Bước 4: Mua chữ ký số để thực hiện khai thuế và phát hành hóa đơn điện tử.
- Bước 5: Ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (như MISA, Viettel, VNPT...) và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
- Bước 6: Soạn sẵn bộ chứng từ ghi nhận doanh thu:
+ Hợp đồng học viên (có thể chỉ cần 1 trang A4)
+ Sao kê tài khoản hoặc phiếu thu học phí
+ Email xác nhận đã học hoặc hoàn thành khóa học
+ Hóa đơn điện tử

Nếu dạy cho cá nhân ở bên ngoài Việt Nam: cần có thêm hợp đồng tiếng Anh, chứng từ thanh toán quốc tế, bằng chứng học viên tiêu dùng dịch vụ từ nước ngoài

- Bước 7: Trang bị các công cụ phục vụ giảng dạy:
+ Laptop, webcam, micro, đèn, phần mềm dựng video
+ Gói nền tảng Zoom Pro, tài khoản giảng dạy Edubit, Gitiho, Google Meet
- Bước 8: Mở 7 sổ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC gồm:
+ 1. Sổ chi tiết doanh thu (S1-HKD)
+ 2. Sổ chi tiết hàng hóa, thiết bị (S2-HKD)
+ 3. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (S3-HKD)
+ 4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (S4-HKD)
+ 5. Sổ lương và BHXH nhân viên (S5-HKD)
+ 6. Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD)
+ 7. Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD)
- Bước 9: Tạo email riêng (ví dụ: hoadon.tenhkd@gmail.com) để lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, biên nhận. Thời hạn lưu chứng từ ít nhất 10 năm.

4. Thuế phải nộp
- Trường hợp 1: Dạy kỹ năng mềm trực tiếp, qua Zoom, Google Meet, LMS riêng
+ Thuế GTGT: 5%
+ Thuế TNCN: 2%
Tổng cộng: 7% trên doanh thu

- Trường hợp 2: Bán khóa học quay sẵn (sản phẩm nội dung số)
+ Nếu bán cho người trong nước: vẫn là 5% GTGT + 2% TNCN
+ Nếu bán cho khách nước ngoài và đáp ứng điều kiện xuất khẩu (có hợp đồng, chứng từ thanh toán quốc tế, chứng minh học viên ở nước ngoài): được áp dụng thuế suất 0% GTGT và TNCN 2%

Căn cứ: Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Thông tư 40/2021/TT-BTC, Công văn 1735/CT-CS (13/06/2025)

5. Về các chi phí cần lưu chứng từ
Mặc dù hộ kinh doanh không được khấu trừ chi phí như doanh nghiệp, nhưng cơ quan thuế vẫn đánh giá hoạt động dựa trên hệ số chi phí. Nếu chi phí quá thấp, sẽ bị cảnh báo. Do đó, anh nên lấy đầy đủ chứng từ các khoản:
+ Chi phí thuê Zoom, Gitiho, Google Meet
+ Quảng cáo Facebook, Google
+ Dịch vụ quay phim, dựng video
+ Lương nhân viên hỗ trợ (nếu có)
+ BHXH nếu có ký hợp đồng
+ Thuê chuyên gia, giảng viên (nếu mời dạy)
+ Mua thiết bị, phần mềm hỗ trợ giảng dạy

6. Lưu ý thêm
Hộ kinh doanh không khấu trừ chi phí, nên tất cả thuế nộp tính trên doanh thu.

Nếu bán trên nền tảng Edumall, Udemy… thì đơn vị trung gian có thể khấu trừ và nộp thuế thay anh.

Kết lời
Em Quân xin chia sẻ thật lòng những điều trên dựa theo pháp luật hiện hành và thực tiễn hỗ trợ cho các thầy cô và anh chị làm nghề đào tạo. Nếu có phần nào em viết chưa rõ hoặc cần điều chỉnh thêm cho phù hợp với mô hình của anh, em luôn sẵn sàng sửa lại.

Chúc anh T tiếp tục lan tỏa giá trị, giữ được chất của người truyền lửa, đồng thời yên tâm về mặt pháp lý và thuế má.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết chỉ chia sẻ kinh nghiệm cá nhân và phổ biến kiến thức, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Người đọc cần tham khảo văn bản pháp luật hoặc hỏi thêm chuyên gia trước khi áp dụng.

Lời bình: Mình bổ sung thêm phần phí để anh T cân nhắc:
Các loại phí sẽ phải bỏ ra khi kinh doanh:
- Đăng ký kinh doanh
- Tiền mua Laptop, webcam, micro, đèn,
- Mua chữ ký số để thực hiện khai thuế và phát hành hóa đơn điện tử.
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (như MISA, Viettel, VNPT...)
- Tiền mua hóa Hóa đơn điện tử
- Phần mềm dựng video
- Gói nền tảng Zoom Pro,
- Tài khoản giảng dạy Edubit, Gitiho, Google Meet
Số tiền trên sơ sơ cũng mất 7 - 10 triệu tháng. Lấy 10 triệu cho tròn.
Anh T nhắm nhắm 1 tháng có kiếm ra được ít nhất: 10 * (100%+7%) = 10,7 triệu/ tháng thì hẵng làm. Ít nhất là vậy. Đấy là chưa kể các loại chi phí khác, bao gồm tiền lương của anh.

Nguyễn Hùng Cường