Những ngày cuối tháng – ngày nhận lương – ngày ngóng chờ của nhân viên và là ngày căng thẳng của CEO. Ai rơi vào cảnh chạy lương mới thấy thấm. Cảm giác bực tức khó chịu lúc nào cũng âm ỉ trong lòng. Vậy là CEO phải tìm cách chạy tiền cho đủ lương. Đầu tiên là kiểm tra xem có bên nào còn đang nợ mình không để đi đòi. Sau đó là thúc bộ phận thu hồi nợ làm việc cật lực hơn. Bộ phận thu hồi nợ không làm được thì lại ép các bộ phận khác có liên quan tới khách hàng cùng xúm vào đòi. Và rồi sẽ có người bất mãn kêu lên: “Đây đâu phải việc của tôi. Thời gian tôi còn phải làm việc khác nữa chứ. Không hoàn thành thì sao?”.

Vừa rồi là câu chuyện thật. Anh bạn CEO già trong BNI vừa chuyển địa điểm công ty. Anh dồn hết cả tiền vào để mua 1 mảnh đất, xây nhà và đưa quân vào đó. Thế là hết tiền. Trước anh đi thuê nên không quan tâm chuyện cái nhà nó thế nào. Giờ tự nhiên phát sinh thêm 1 công việc mới: quản lý tòa nhà. Câu hỏi của anh: Giờ tôi cần bao nhiêu người là đủ ?

Trước khi bàn tiếp, tôi thấy rằng: công ty có trụ sở riêng nếu không biết quản lý có thể sẽ tốn kém hơn là đi thuê. Nên ai có ý định xây nhà lập công ty nên tính toán cho kỹ.

Quay lại với vấn đề trên, liệu có cách nào để biết số lượng nhân lực đủ cho công ty ?. Trong bài : “Công ty có cần MTCV và cơ cấu tổ chức ?” ( https://goo.gl/gUC3Jk ), tôi nói rằng: “À, đã mở công ty thì nên có cơ cấu tổ chức và mô tả công việc”. Khi vẽ ra cơ cấu tổ chức chúng ta sẽ có thêm một việc đằng sau: định biên nhân sự - định mức lao động.

Định biên nhân sự là thuật ngữ với hàm ý chỉ hoạt động tính toán số lượng nhân lực sao cho phù hợp với cấu trúc tổ chức và ngân sách.

Và để tính định biên được, chúng ta cần có một số điều kiện nhất định:
• Công ty phải có:
– Có chiến lược phát triển rõ ràng
– Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách tính toán kỹ.

• Bộ phận phải có:
– Hệ thống dữ liệu quản lý
– Hệ thống vị trí công việc
– Tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối
– Hệ thống đánh giá kết quả đầu ra của các vị trí
- Hệ thống theo dõi năng lực và khung năng lực

Vừa rồi là điều kiện chuẩn cần có, nhưng thực tế thì không phải công ty nào cũng có hết. Nhưng công việc Định biên là cần phải làm. Thân làm chủ doanh nghiệp, ai cũng cần phải biết chi ngân sách lương thế nào và bao nhiêu là đủ ?

Tự nhiên tôi lại nhớ đến câu chuyện con lừa và những bó cỏ: Ai cũng có tâm lý, cho lừa ăn ít cỏ nhưng muốn nó chở nhiều.Bình thường cho lừa ăn 3 bó cỏ để kéo xe, có hôm bỗng dưng thiếu cỏ, chỉ có 2 bó mà vẫn kéo xe bình thường. Ơ thế là ăn 3 bó làm gì nhỉ? Rồi sau nữa chỉ còn 1 bó vẫn kéo được. Thế thì cần gì ăn? Cắt hết luôn. Thực tế thì, à từng ý việc 4 người cũng xong. Tháng sau giảm đi 1 người vẫn xong việc. Tháng sau giảm 1 người nữa, thấy việc mệt nhưng cố vẫn xong. Cứ thế, thỉnh thoảng lại bớt đi một người mà việc vẫn thế. Nên càng ngày càng mệt hơn.

Định biên là một công việc quan trọng và chúng ta có mấy cách định biên thế này:

Cách 1: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu.
Ví dụ : Doanh thu 2018 tăng 30% thì định biên tăng 25%

Cách 2: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp
Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% - 85%

Cách 3: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp
Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% - 78%
Cách 4: theo khối lượng
Ví dụ :
- 40 sản phẩm / ca / người
- 200 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)
- 25 khách hàng phục vụ / ngày
- Làm sạch 1000 m2 sàn / ca

Cách 5: theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (200 tỉ) và số lượng khách hàng (400 khách) / năm

Cách 6: theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày

Cách 7: theo đối tượng phục vụ
Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 70 người trong công ty

Cách 8: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ
Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày
• Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày

Với mỗi cách chúng ta sẽ áp dụng cho bối cảnh riêng. Tùy điều kiện công ty có cái gì để tiến hành. Cách 1, 2, 3 là áp dụng cho toàn công ty. Cách 7 tôi hay áp dụng khi xem cấu trúc phòng Nhân sự. Chúng ta dùng định biên để tính ra số lượng nhân lực. Còn dùng nhân lực thế nào cho tối ưu, có cần thay thế hay không thì chúng ta sẽ cùng bàn ở phần Dùng người.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn